Bạn có bao giờ gặp tình huống: hóa đơn mới in vài ngày đã mờ, mất chữ, thậm chí biến mất hoàn toàn? Tình trạng này xảy ra rất phổ biến, đặc biệt với các cửa hàng sử dụng giấy in bill hoặc giấy in hóa đơn chất lượng thấp, hoặc bảo quản không đúng cách.
Dù bạn in hóa đơn cho khách, quản lý sổ sách hay lưu trữ nội bộ, thì việc giữ hóa đơn rõ nét, không phai mực là điều cực kỳ quan trọng. Bài viết sau của 8SEO sẽ bật mí cho bạn những bí quyết đơn giản nhưng hiệu quả để bảo quản giấy in bill như dân chuyên nghiệp.
Hầu hết các dòng giấy in hóa đơn hiện nay là giấy in nhiệt. Loại giấy này có một mặt được phủ hóa chất cảm nhiệt, khi tiếp xúc với đầu in nóng sẽ chuyển sang màu đen tạo thành chữ.
Do đặc tính “nhạy nhiệt”, loại giấy này rất dễ bị ảnh hưởng bởi môi trường như:
Nhiệt độ cao
Ánh sáng mặt trời trực tiếp
Hóa chất như nước hoa, cồn, nước lau kính
Độ ẩm không khí
Chính vì vậy, việc bảo quản đúng cách là chìa khóa để giữ hóa đơn không phai mực và sử dụng được lâu dài.
Giấy in nhiệt rất kỵ ẩm. Khi hút ẩm, giấy dễ bị cong vênh, mất độ mượt khiến máy in bị kẹt và hóa đơn in ra mờ, không đều.
Lời khuyên:
Đặt giấy ở nơi khô, thoáng
Tránh để gần bồn rửa, máy lạnh, máy pha chế
Ánh nắng và nhiệt cao sẽ kích hoạt lớp phủ nhiệt trên giấy, làm hóa đơn bị đen, mờ chữ hoặc mất nét hoàn toàn.
Lời khuyên:
Để hóa đơn vào ngăn kéo kín hoặc hộp đựng
Không để cuộn giấy gần bếp, máy sấy, máy móc tỏa nhiệt
Mồ hôi, dầu trên tay có thể khiến lớp nhiệt bị oxy hóa, gây vệt đen, nhòe chữ khi in.
Lời khuyên:
Khi thay giấy, chỉ nên cầm phần mép cuộn
Không bóc toàn bộ cuộn giấy ra khi chưa sử dụng
Cồn, nước lau kính, nước hoa hoặc chất tẩy rửa có thể làm mất nội dung in trên hóa đơn.
Lời khuyên:
Đừng đặt hóa đơn ở quầy bar, khu pha chế
Không dùng cồn lau chùi mặt giấy hóa đơn
Nếu bạn cần lưu trữ hóa đơn cho kế toán, bảo hành hoặc hoàn thuế, hãy cất vào túi kín để ngăn tiếp xúc không khí.
Lời khuyên:
Dùng túi zip, hộp đựng hồ sơ có nắp
Sắp xếp theo ngày tháng để dễ tìm lại
Bụi bẩn tích tụ ở đầu in sẽ làm giảm độ sắc nét, khiến giấy nhanh hỏng hơn.
Lời khuyên:
Dùng bông mềm và cồn 90 độ lau nhẹ đầu in mỗi tuần
Đừng dùng khăn ướt hoặc vật sắc cạnh
Giấy in chất lượng thấp thường phủ nhiệt không đều, dễ phai màu và nhanh biến dạng dù bảo quản đúng.
Lời khuyên:
Chọn giấy in bill từ nhà cung cấp uy tín như 8SEO
Chọn giấy có tem nhãn rõ ràng, độ phủ nhiệt cao
Hóa đơn in ra mờ, chỗ đậm chỗ nhạt
Giấy cong, không cuộn đều
Hóa đơn dễ bay màu chỉ sau vài ngày
Máy in hay kẹt giấy, cuốn lệch
Nếu thấy các dấu hiệu này, hãy kiểm tra lại cách bảo quản hoặc thay bằng loại giấy chất lượng cao hơn.
Dùng giấy phủ nhiệt cao cấp
Không gấp hóa đơn làm nhiều lần
Tránh ánh sáng mạnh, đặc biệt ánh nắng
Bỏ vào túi hồ sơ hoặc ép nhựa nếu cần giữ rất lâu
Dùng khay đựng riêng thay vì để hóa đơn trong ví, túi đồ
Giữ nguyên bao bì nilon hoặc bọc kín
Để đứng cuộn giấy, không nằm ngang để tránh méo lõi
Không để giấy chạm sàn hoặc cạnh vật nặng
Ghi chú ngày mở cuộn để dễ kiểm soát tồn kho
Giấy phủ nhiệt cao – in rõ, lưu dấu lâu
Chất lượng ổn định, chống cong vênh
Giao hàng nhanh toàn quốc
Có sẵn đầy đủ kích thước K57, K80, giấy liên 2–3
Hỗ trợ in logo, QR, thông tin thương hiệu trên giấy
Bảo quản giấy in bill đúng cách không chỉ giúp hóa đơn in ra rõ nét, lâu phai mà còn bảo vệ máy in, giảm chi phí bảo trì và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cho cửa hàng của bạn.
Một vài thay đổi nhỏ trong cách lưu trữ cũng có thể tạo nên sự khác biệt lớn. Hãy áp dụng những mẹo đơn giản từ hôm nay – để từng tờ hóa đơn không chỉ đẹp khi in ra mà còn “bền vững” theo thời gian.
1. Vì sao hóa đơn của tôi bị mờ chỉ sau vài ngày?
Có thể do bảo quản sai cách hoặc đang dùng giấy phủ nhiệt kém chất lượng.
2. Tôi để hóa đơn trong ví, nhưng nó bị bay chữ. Tại sao?
Ví thường có nhiệt độ cao, độ ẩm, hoặc tiếp xúc hóa chất khiến hóa đơn nhanh phai.
3. Có thể in hóa đơn rồi ép nhựa để giữ lâu hơn không?
Có thể, đặc biệt nếu bạn cần lưu trữ hóa đơn tài chính hoặc hóa đơn bảo hành.
4. Giấy in xịn có giúp giữ chữ lâu hơn không?
Có. Giấy chất lượng cao có độ phủ nhiệt tốt, in đậm hơn và bền màu hơn giấy trôi nổi.
5. Tôi có thể đặt giấy in chất lượng cao ở đâu?
Tại 8SEO – nơi cung cấp giấy in rõ, bền, đúng chuẩn máy in và giao nhanh toàn quốc.
Một tờ hóa đơn đẹp, rõ nét, lưu giữ lâu dài không chỉ là minh chứng giao dịch – mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của thương hiệu bạn.
Hãy để 8SEO đồng hành cùng bạn từ cuộn giấy in nhỏ nhất đến giải pháp thương hiệu bền vững.
Liên hệ 0911 551 550 hoặc truy cập 8SEO.vn để được hỗ trợ ngay hôm nay!
